Denna integritetspolicy beskriver hur SeBo Innovations AB, org.nr 559501-2682, (“vi”, “oss”, “vår”) samlar in, använder och skyddar dina personuppgifter när du använder appen Serviceboken och företagstjänsten Serviceboken Företag. För Serviceboken Företag gäller delvis andra roller, se avsnitt 16. Kontaktar vi ditt företag om Serviceboken Företag gäller avsnitt 17. Vi är personuppgiftsansvariga enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och den svenska dataskyddslagen (2018:218). Kontakta oss på support@serviceboken.com vid frågor om vår behandling av personuppgifter.
1. Rättslig grund per behandling
Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder för varje ändamål:
- Kontoskapande och inloggning - namn, e-post, telefonnummer: Fullgörande av avtal, artikel 6(1)(b).
- BankID-autentisering - personnummer: Fullgörande av avtal, artikel 6(1)(b). Personnumret behandlas i enlighet med 3 kap. 10 § dataskyddslagen (2018:218) då det är klart motiverat för säker identifiering.
- Fordonshantering - registreringsnummer, tillverkare, modell, årsmodell: Fullgörande av avtal, artikel 6(1)(b).
- Skanning av kvitton och servicedokument - kameraåtkomst, bilder: Fullgörande av avtal, artikel 6(1)(b).
- Skadeärenden - skadebeskrivning, bilder, försäkringsuppgifter: Fullgörande av avtal, artikel 6(1)(b).
- Visa verkstäder nära dig - platsuppgifter: Samtycke, artikel 6(1)(a).
- Försäkringsofferter - personnummer delas med försäkringsbolag: Samtycke, artikel 6(1)(a).
- Marknadsföring och erbjudanden: Samtycke, artikel 6(1)(a).
- Push-notiser om serviceärenden: Fullgörande av avtal, artikel 6(1)(b).
- Kraschrapportering och prestanda: Berättigat intresse, artikel 6(1)(f). Vårt intresse är att säkerställa appens stabilitet och identifiera fel. Vi bedömer att detta inte överväger dina intressen då ingen personidentifierande information samlas in.
- Bedrägeriförebyggande och dubbelregistreringsskydd - hashad personnummer: Berättigat intresse, artikel 6(1)(f).
- Kontakt med företag om Serviceboken Företag - kontaktuppgifter i yrkesrollen: Berättigat intresse, artikel 6(1)(f). Se avsnitt 17.
2. Vilka uppgifter samlar vi in?
Vi samlar in följande kategorier av uppgifter: namn, e-postadress och telefonnummer vid kontoskapande. Personnummer vid BankID-inloggning. Fordonsuppgifter såsom registreringsnummer, tillverkare, modell och årsmodell. Foton och bilder du laddar upp av kvitton, servicedokument och fordonsskador. Platsuppgifter (grov och precis position) när du söker efter verkstäder. Enhets-ID och push-token för notiser. Kraschdata och prestandadata vid fel i appen.
3. Foton och dokument
När du fotograferar eller väljer bilder på kvitton, servicedokument eller fordonsskador lagras dessa i ditt konto på vår server i privat lagring med åtkomstkontroll per användare. Bilderna analyseras med textavläsning (OCR) som i första hand sker lokalt på din enhet via Google ML Kit. Om den lokala avläsningen inte ger tillräckligt bra resultat kan bilden skickas till en extern AI-tjänst för textavläsning. Bilden används i sådana fall enbart för avläsning och vi har avtal som reglerar att data inte används för träning av AI-modeller. Vid skadeärenden delas dina bilder med det försäkringsbolag som äger ärendet och den verkstad som tilldelats ärendet.
4. Personnummer och försäkring
Vid offertförfrågningar för försäkring kan ditt personnummer delas med det valda försäkringsbolaget samt med Transportstyrelsen för fordonsuppgifter. Detta sker med stöd av ditt samtycke enligt GDPR artikel 6(1)(a) och enbart om du aktivt har valt att begära en offert. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till att ta emot erbjudanden.
5. Platsuppgifter
Om du ger samtycke hämtar vi din position enbart när du aktivt använder appen. Positionen används för att visa verkstäder i ditt närområde, öppna vägbeskrivningar samt vid olycksrapportering för att underlätta assistans. Din position sparas inte permanent på våra servrar och delas inte med tredje part. Vi samlar inte in platsuppgifter i bakgrunden. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke via enhetens inställningar.
6. Tredjeparter som behandlar dina uppgifter
Vi har personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga tredjeparter som behandlar dina uppgifter:
- Firebase (Google Ireland Ltd) - push-notiser. Tar emot enhetstoken och plattform.
- Sentry (Functional Software Inc, USA) - kraschrapportering. Tar emot kraschloggar och grundläggande enhetsinfo. Ingen personidentifierande information.
- Extern AI-tjänst - textavläsning vid behov. Tar emot den aktuella bilden.
- Resend (Resend Inc, USA) - transaktionella e-postutskick. Tar emot e-postadress och meddelandeinnehåll.
- TIC - identifiering med BankID och, i Serviceboken Företag, kontroll av firmateckningsrätt. Tar emot personnummer under identifieringen.
- Biluppgifter - fordonsuppgifter ur vägtrafikregistret, och i Serviceboken Företag företagets fordon på organisationsnumret.
- GatewayAPI - sms-påminnelser för den som valt sms. Tar emot telefonnummer och meddelandets text.
- Fortnox - fakturering av Serviceboken Företag. Tar emot företagets fakturauppgifter.
- OpenAI Ireland Ltd - avläsning av leasingavtal i Serviceboken Företag, bara när företaget laddar upp ett avtal. Avtalen används inte för att träna modeller.
- Strato AG (Tyskland) - e-post. Tar emot mejl till och från våra adresser, bland annat i kontakten med företag (avsnitt 17).
- Hostingleverantör - serverinfrastruktur. Lagrar all data i enlighet med våra instruktioner.
Mottagare av dina uppgifter (personuppgiftsansvariga)
Utöver våra biträden delas dina uppgifter med följande mottagare som är självständigt personuppgiftsansvariga:
- Försäkringsbolag - vid skadeärenden och offertförfrågningar.
- Verkstäder - vid tilldelade ärenden.
- Transportstyrelsen - vid fordonsuppgiftshämtning och försäkringsofferter.
- BankID (Finansiell ID-Teknik BID AB) - vid inloggning.
Meta Platforms Ireland Ltd - om du på webbplatsen serviceboken.com samtycker till mätning använder vi Meta-pixeln för att följa upp vår marknadsföring. För den insamlingen är vi och Meta gemensamt personuppgiftsansvariga enligt GDPR artikel 26. Det sker enbart på webbplatsen och aldrig i appen, vi delar aldrig din servicehistorik eller dina fordonsuppgifter med Meta, och nekar du samtycke laddas pixeln aldrig.
Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part.
7. Överföring till tredje land
Vissa av våra personuppgiftsbiträden är baserade i USA (Sentry, Resend). Dessa överföringar skyddas av EU-US Data Privacy Framework i enlighet med GDPR artikel 45, eller genom EU:s standardavtalsklausuler (SCC) i enlighet med artikel 46(2)(c). Har du samtyckt till mätning på serviceboken.com kan uppgifter därutöver överföras till Meta Platforms, Inc. i USA under samma ramverk. Du kan kontakta oss för att få information om vilka skyddsåtgärder som gäller för varje överföring.
8. Automatiserat beslutsfattande
Vi använder automatiserad textavläsning (OCR) för att extrahera information från kvitton och servicedokument. Detta resulterar inte i beslut med rättslig verkan eller liknande betydande påverkan för dig. All avläst information kan granskas och korrigeras av dig innan den sparas. Vi utför ingen automatiserad profilering som leder till beslut med rättslig verkan.
9. Säkerhet
Dina uppgifter lagras på säkra servrar med kryptering. Personnummer krypteras med AES-256-GCM och lösenord hashas med BCrypt. Bilder lagras i privat lagring med åtkomstkontroll per användare. Databasen använder radnivåsäkerhet (RLS) för att isolera data mellan organisationer. Autentisering sker med JWT-token med automatisk rotation där åtkomsttoken gäller i en timme och uppdateringstoken i sju dagar. Kontot låses efter fem misslyckade inloggningsförsök med progressiv spärrtid. Vi har hastighetsbegränsning på alla känsliga operationer. All kommunikation mellan appen och servern sker via krypterad HTTPS-anslutning.
10. Hur länge sparas dina uppgifter?
- Kontouppgifter (namn, e-post, telefon): så länge kontot är aktivt.
- Fordonsuppgifter och servicehistorik: så länge kontot är aktivt.
- Foton och dokument: så länge du väljer att behålla dem.
- Vid radering av konto: all data anonymiseras omedelbart och behålls i 300 dagar för att uppfylla krav enligt bokföringslagen och för att hantera eventuella rättsliga anspråk. Efter 300 dagar raderas personbunden data permanent (bl.a. enhetsregistreringar, push-tokens, samtycken, kalenderkopplingar, notiser samt delningar och delegationer).
- Avidentifierad fordonshistorik: servicehistorik som hör till fordonet (serviceboksposter, avidentifierade kvitton, besiktningar, rapporterade problem och skadehistorik) behålls även efter 300 dagar, kopplad enbart till fordonet och inte till någon person. Detta gör att en framtida ägare kan ta del av bilens historik. Uppgifter som kan kopplas till dig (namn, kontaktuppgifter, verkstads- och leverantörsnoteringar på kvitton, försäkringsnummer m.m.) har då redan tagits bort.
- Hashad personnummer: kan behållas även efter 300 dagar för att förhindra dubbelregistrering och missbruk.
- Kraschloggar (Sentry): högst 90 dagar.
- Loggar över åtkomst till personnummer: 2 år.
- Audit-loggar: 90 dagar.
- Push-tokens: avaktiveras vid utloggning eller kontoradering.
11. Dina rättigheter
Enligt GDPR har du rätt att:
- Få tillgång till dina uppgifter via en dataexport direkt i appen (artikel 15).
- Rätta felaktiga uppgifter (artikel 16).
- Radera ditt konto och få all kopplad data anonymiserad (artikel 17).
- Begränsa behandlingen (artikel 18).
- Dataportabilitet - begära ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format (artikel 20).
- Invända mot behandling baserad på berättigat intresse (artikel 21).
- Återkalla samtycke när som helst utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett dessförinnan.
Vi besvarar din begäran inom 30 dagar. Kontakta oss på support@serviceboken.com för att utöva dina rättigheter.
12. Incidenthantering
Om en personuppgiftsincident inträffar som innebär risk för dina rättigheter och friheter meddelar vi Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar och informerar dig utan onödigt dröjsmål i enlighet med GDPR artikel 33 och 34.
13. Cookies
Serviceboken.com använder tekniskt nödvändiga cookies för att webbplatsen ska fungera. Om du samtycker använder vi dessutom Meta-pixeln från Meta Platforms Ireland Ltd., som sätter cookien _fbp för att mäta hur vår marknadsföring fungerar. Vi delar aldrig din servicehistorik eller dina fordonsuppgifter med Meta. Du kan neka utan att något förändras på sidan, och du kan när som helst ändra ditt val genom att rensa webbplatsdata i din webbläsare.
14. Barn
Serviceboken riktar sig inte till barn under 18 år. Inloggning sker via BankID vilket kräver att du är minst 18 år. Vi samlar inte medvetet in uppgifter från barn. Om vi upptäcker att en person under 18 år har skapat ett konto raderas det.
15. Ändringar
Vi kan uppdatera denna policy. Vid väsentliga ändringar meddelar vi dig via appen och du ombeds godkänna den uppdaterade policyn vid nästa inloggning. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på denna sida och i appen. Tidigare versioner kan begäras via support@serviceboken.com.
16. Serviceboken Företag
Serviceboken Företag är vår tjänst för företag som förvaltar en fordonsflotta, i appen SB Företag och på foretag.serviceboken.com. Där gäller delvis andra roller än i resten av denna policy.
- Företagets användare och förare - för uppgifter om de användare ett företag bjuder in och de förare företaget anger på sina fordon är företaget personuppgiftsansvarigt och vi personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras av vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Frågor om de uppgifterna ställer du i första hand till företaget.
- Firmatecknaren som registrerar företaget - för identifieringen med BankID vid registreringen (namn och roll) är vi självständigt personuppgiftsansvariga. Personnumret lagras inte.
Uppgifterna som behandlas är användarnas namn, e-postadress, telefonnummer och roll i företaget, de förare företaget kopplar till fordon, samt kvitton, servicedokument och leasingavtal som företaget laddar upp. Företagets fordon hämtas från vägtrafikregistret på företagets organisationsnummer. Använder företaget leasingmodulen eller kopplar en körjournal behandlas även de uppgifter som anges i personuppgiftsbiträdesavtalet.
Du kan radera ditt eget konto i appen under Profil. Företagets ägare kan avsluta hela företagets konto under Företaget. Företagets egna uppgifter och användare raderas eller anonymiseras senast 90 dagar efter avslut, medan fordonens historik följer med fordonen. Se Radera konto.
17. När vi kontaktar ditt företag
Vi mejlar och ringer företag med egna fordon för att berätta om Serviceboken Företag. Vi kontaktar bara juridiska personer, till exempel aktiebolag och handelsbolag, aldrig enskilda firmor. Har du fått ett mejl eller samtal från oss är det det här avsnittet som gäller. SeBo Innovations AB är personuppgiftsansvarigt.
- Vilka uppgifter: företagets namn, organisationsnummer, ort, bransch och storlek (omsättning, antal anställda och antal fordon), och kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer och webbplats. Adressen går ofta till en namngiven person, till exempel vd eller ägare, och då kan vi också ha personens namn och roll i företaget. Svarar du sparar vi svaret. Bokar du ett möte sparar vi namn, e-postadress, telefonnummer och tid.
- Varifrån: det öppna företagsregistret från SCB och Bolagsverket, årsredovisningar som företaget lämnat in till Bolagsverket, företagets egen webbplats, Google (telefonnummer och webbadress) och vägtrafikregistret via Biluppgifter (antal fordon på organisationsnumret, aldrig enskilda fordon eller förare). Har någon skrivit in företagets organisationsnummer i priskalkylatorn på serviceboken.com/foretag/ sparar vi företaget, antalet fordon och när uppslaget gjordes. Om den som skrev sparar vi inget utöver de tekniska loggar som varje besök på webbplatsen ger.
- Varför och med vilken rätt: för att erbjuda en tjänst som är relevant för företag med fordon. Den rättsliga grunden är berättigat intresse, artikel 6(1)(f). Vi har vägt vårt intresse mot ditt och bedömt att behandlingen är rimlig: den gäller din roll i företaget, uppgifterna är offentliga eller publicerade av företaget självt, vi skickar ett mejl och någon enstaka påminnelse, och du kan säga nej när som helst. Intresseavvägningen får du om du frågar oss.
- Säga nej: svara "nej tack" på mejlet, säg det i telefon eller skriv till support@serviceboken.com. Vi slutar samma dag. Företagets namn och organisationsnummer och adressen du svarade från sparas sedan på en spärrlista, så att vi inte hör av oss igen även om uppgifterna dyker upp i en ny lista.
- Hur länge: svar och mötesbokningar raderas efter 12 månader. Övriga uppgifter raderas 12 månader efter vår senaste kontakt med företaget, om det inte blivit kund. Spärrlistan sparas så länge vi kontaktar företag, eftersom det är den som hindrar att vi hör av oss igen.
- Vem tar del: mejlen skickas och tas emot via vår e-postleverantör Strato AG i Tyskland, från adresser på bland annat servicebokenforetag.se och servicebokenfordon.se. Biluppgifter får organisationsnumret när vi slår upp antalet fordon. Vi lämnar inte uppgifterna vidare och säljer dem aldrig.
Du har samma rättigheter som i avsnitt 11. Du kan också invända mot behandlingen enligt artikel 21, och då slutar vi kontakta dig.
18. Kontakt och tillsynsmyndighet
SeBo Innovations AB, org.nr 559501-2682. E-post: support@serviceboken.com
Om du inte är nöjd med vår hantering av dina personuppgifter har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy.se.